Карантин – це не відпустка і не канікули. Це наш новий спосіб буття найближчим часом. А значить, потрібно адаптуватися до нових умов.
Робота з дому має свої переваги: не треба їздити в переповненому транспорті й стояти у заторах, можна обирати зручний графік роботи – жайворонки попрацюють зранку, а сови спокійно посидять до ночі – і не залежати від офісного графіку, не потрібно купувати костюми й носити краватки та підбори 🙂
Проте, є і недоліки. Перш за все, робота з дому вимагає високої самодисципліни та самоорганізації. В офісі у нас є колеги, керівники, робочий процес, який допомагає виконувати нашу роботу якісно та вчасно. Натомість удома є безліч факторів, що відволікають, а за відсутності колективу багатьом бракує мотивації. Керівники скаржаться на неефективність віддалених працівників – їх важче контролювати та складніше впливати на результати роботи. Отже, проблем вистачає.
Але є і добрі новини. Багаторічні наукові доробки у галузі менеджменту, психології, нейрофізіології дають нам чимало слушних порад як підвищити свою ефективність та зорганізуватися для плідної роботи вдома. Кажуть, що всі проблеми від голови, тож, почнімо з неї. Психологічний підхід радить нам налагодити відносини у системі Я і Світ. Тобто, необхідно визначити свої цінності, пріоритети та мрії. Що це значить у практичній площині?
Цінності – те, що має значення для вас, те, заради чого живеш, дієш, витрачаєш сили, час, гроші, здоров’я. Простими словами – це те, що підіймає вас уранці з ліжка (звісно, якщо у вас немає кота чи собаки). Пріоритети – це той порядок, у якому розставлені ваші цінності. Саме у гармонії всіх цих складових лежить ключ до досягнення ваших мрій та ефективної самоорганізації.
Ми повинні знайти баланс між результатами та ресурсами, що витрачені на їхнє досягнення. Тут стане в нагоді принцип Парето (закон 80/20), який говорить: для багатьох явищ 80% наслідків спричинені 20% причин. Таким чином лише невеличка частина наших зусиль дає найбільший результат. Або ж: тільки частина наших дій є по-справжньому ефективною.
Порада №1
Не потрібно витрачати весь час і всі ресурси для отримання бажаного результату, натомість потрібно знайти «ключові завдання», приділити їм 20% зусиль, щоб отримати 80% результату.
Концентруйтеся на тих діях, які приносять результат і без жалю відкидайте малоефективні. Концентрація означає, що в цей момент часу ви зосереджуєтеся на одній задачі.
Порада №2
Забудьте про мультизадачність. Наш мозок так влаштовано, що він не може ефективно виконувати одночасно кілька високоресурсних завдань. Одночасно можна робити лише щось автоматичне.
Для зосередження уваги на одній задачі рекомендовано використати метод Pomodoro. Це техніка тайм-менеджменту, що розбиває виконання завдання на сесії по 25 хвилин. Для цього застосовують як спеціальний будильник Pomodoro, так і просто годинник з таймером. Або ж можете скористатися безліччю сайтів чи додатків.
Виконання завдання у цій техніці виглядає так: 25 хвилин роботи (1 помодоро) – 3-5 хвилин відпочинок. Після кожних 4 сесій робіть довгу перерву на 20-30 хвилин.
Є також комбінований варіант застосування цієї техніки для виконання кількох завдань. Приділяйте кожний помодоро новому завданню. Наприклад, 25 хвилин відповідати на листи, наступні 25 хвилин складати пропозиції чи переглядати договори. Перемикання з одного типу задач на інший також підвищує ефективність, адже ви змінюєте фокус уваги та даєте можливість відпочити різним зонам мозку.
До речі, не лише наше фізичне тіло піддається тренуванням, але й ментальне також. Мозок споживає близько 20% всієї енергії тіла, а його вага складає лише 2% від ваги всього тіла. Тому наш мозок намагається бути економним та оптимізує свою роботу. Допомагають йому в цьому звички та ритуали – дії, що часто повторюються і стають автоматичними.
Порада №3
Виховуйте в собі корисні звички та щоденні ритуали. Вони звільняють дорогоцінні ресурси вашого мозку для складніших завдань, прискорюють виконання та підвищують якість.
Чим більше позитивних звичок ви здобудете, тим щасливішими будете себе почувати. Адже ви зможете зосередитися на тих питаннях, що дійсно для вас важливі й не витрачати час на дрібниці. Наприклад, корисна звичка пити склянку води зранку, не читати новини до сніданку, а снідати обов’язково, складати план на завтра звечора, записувати свої завдання, вимикати гаджети за годину до сну, читати перед сном паперові книжки.
Прості п’ятихвилинні ритуали, що додають вам здоров’я, знижують рівень стресу та просто вселяють оптимізм. А де звички, там і плани.
Порада №4
Складайте плани: на день, на тиждень, на місяць. Плануйте робочі проєкти й особисті справи. Записуйте окремо перелік справ і творчих ідей. Планування допомагає з розстановкою пріоритетів і розподілом часу.
Спеціалісти з тайм-менеджменту рекомендують ділити свої задачі на 2 типи: фіксовані у часі (перемовини, зустрічі) та гнучкі (написати статтю, скласти договір). Це значить, що ви можете обирати, коли виконувати певні завдання, і підлаштовувати їх під свої біоритми таким чином, щоб працювати у найпродуктивніший час.
Плани склали, задачі поставили, а як же результати?
Порада №5
Відстежуйте прогрес. Щоб зрозуміти, чи просуваєтеся у досягненні ваших цілей та чи взагалі ви рухаєтеся у тому напрямку слід знати, де саме ви знаходитеся на цьому шляху.
Використовуйте SMART-цілі. Це скорочення, що описує яким чином необхідно ставити цілі.
S – specific, significant — конкретна, значна — ціль має бути максимально конкретною, зрозумілою й однозначною.
M – measurable, meaningful, motivational — вимірювана, значуща, мотивуюча — вимірювані показники для визначення прогресу досягнення мети, як загальної, так і проміжних результатів. Ідея в тому, що якщо прогрес у досягненні мети не можна виміряти, то неможливо знати, чи є рух в напрямку успішного завершення.
A – attainable, achievable — досяжна, узгоджена, орієнтована на конкретні дії — ставити мету, зважаючи на наявність необхідних ресурсів, часу, грошей, компетенцій людей.
R – realistic, relevant, results-oriented — реалістична, доцільна, корисна, орієнтована на конкретні результати — вибір цілей, які є важливими для загальної мети. Принцип Парето – 80/20.
T – time-bound, timely, trackable — обмежена в часі, на певний період, своєчасна, може відстежуватися — наявність кінцевої дати допомагає сфокусувати зусилля на досягненні мети у визначений строк чи раніше. Цей критерій призначений для запобігання кризи та панічного надолужування втраченого часу.
Насамкінець, кілька побутово-прикладних порад, що покращать вашу роботу вдома:
- Виділіть спеціальне місце – суто для роботи. На цьому столі чи на цьому стільці я лише працюю. Не дивлюся кіно, не читаю книжки, не їм. Це буде своєрідним знаком для вас та домашніх, що якщо ви знаходитися на робочому місці, ви зайняті, незалежно від часу.
- Не допомогає спеціальне місце? Вас все одно відволікають? Застосуйте додатковий сигнал. Наприклад, коли ви зайняті, ставте на столі вазон з квітами, можете спорудити символічний паркан з LEGO або ж табличку «не турбувати», одягайте спеціальну робочу кепку чи робочий шарф. Так ваша родина буде бачити цей знак і розуміти, що варто зачекати.
- Додайте в домашнє робоче місце елементи офісу – дошку для нотаток, стікери на стіні, календар з розкладом, шафку з теками – будь-які елементи, що створюють офісний настрій.
- Розділіть речі (хоча б дрібниці) на домашні та робочі. Наприклад, чашка з Суперменом – для робочої кави, а чашка з квіточками – для чаю після роботи. Це допоможе вчасно налаштовуватися на робочий лад та «повертатися» з роботи до домашніх справ.
- Складайте розклад на день так само, як ви робили це в офісі. Дотримуйтеся його.
- Зекономлений на траспортних витратах час внесіть в розклад і заповніть його здобуттям корисних знань чи навичок. Наприклад, запишіться на онлайн-курси, читайте цікаві статті чи навчіться чогось нового.
- Дбайте про власне здоров’я. Нарешті почніть робити ранкову зарядку. Виправдання «запізнюся в офіс» більше не працює.
- Винагороджуйте себе за дотримання плану чи успішне виконання цілей. Винагороду вигадайте завчасно. Не намагайтеся хитрувати, не буде ефекту.
- Не забувайте і про психологічне здоров’я. Спробуйте медитувати, якщо ви ще цього не робите.
- Даруйте собі маленькі радощі, які допоможуть долати стрес. Наприклад, порелаксуйте в ароматній ванні, приготуйте щось смачне або незвичне, одягніться святково просто так без нагоди, вигадайте привід для домашнього свята і проведіть весело час з родиною, подуркуйте.
Карантин закінчиться. А корисні звички та навички ефективної самоорганізації залишаться з вами. Скористайтеся вимушеною самоізоляцією щоб провести ревізію себе: прислухайтеся до себе, дізнайтеся більше про себе, свої сильні та слабкі сторони. Можливо, після карантину ви захочете змінити своє життя. Перейти на новий щабель розвитку – відкрити власну справу чи почати новий проєкт. Як казав Фрідріх Ніцше: «Що нас не ламає, робить нас сильнішими».
Всім міцного здоров’я, залишайтеся вдома та працюйте ефективно!
